10 tips die je helpen multitasken

Multitasking is een noodzakelijke vaardigheid voor vele taken in verschillende bedrijfsfuncties, maar het kan ook een verstorend effect hebben op het werk. Als multitasking goed wordt gedaan, kan het een geweldige manier zijn om een aantal taken tegelijkertijd uit te voeren, maar als je op een bepaald moment te veel hooi op je vork neemt, kan dit leiden tot stress en slechte besluitvorming. 

We hebben 10 belangrijke tips gerangschikt om je te helpen efficiënt te multitasken op het werk. 

1. Stel jezelf realistische doelen 

Als je te veel tegelijk doet, kan dit onnodige stress en zorgen met zich meebrengen. Op het werk overbelasten we onszelf vaak met alle taken die we elke dag of week moeten uitvoeren. Beter is het om deze taken op te splitsen in hapklare brokken die makkelijker af te ronden zijn. In plaats van teleurstelling te voelen wanneer je niet in staat bent om een gigantische takenlijst te voltooien, is het zaak jezelf haalbare doelen te stellen. 

2. Geef jezelf genoeg tijd om je doelstellingen te behalen

Het is belangrijk om te weten hoe lang het duurt om een taak volgens de hoogst mogelijke standaard uit te voeren, zodat je de verwachtingen van het team kunt sturen. Multitasking kan onnodige stress veroorzaken als je te veel tegelijk doet, en jezelf niet genoeg tijd geeft om je taken af te maken. Zorg ervoor dat je realistische tijdsschema’s vaststelt. Als je dat niet doet en alles uitloopt, levert dat in de toekomst alleen maar meer stress op. 

3. Maak lijstjes

Door het maken van lijstjes of het gebruik van online organisatorische hulpmiddelen, zoals Excel of Trello, kun je je werklast onder controle krijgen. Als je je to-do-lijstje overlaat aan je geheugen en je moet multitasken, dan is de kans groter dat je iets belangrijks vergeet. Als je lijstjes maakt met uitleg naast elke taak, creëer je een makkelijk te hanteren takenlijst. 

4. Prioriteer je zaken

Het is makkelijker om prioriteiten te stellen voor je werkbelasting op basis van een op papier gezette lijst van taken. Door na het maken van een lijst prioriteiten te stellen zorg je ervoor dat je taken met hoge prioriteit op tijd uitvoert en kun je de verwachtingen van het bedrijf managen als je iets belangrijks hebt waar je ruimte voor moet maken. 

5. Plan je week dag voor dag

Nadat je je taken hebt geprioriteerd, kun je beginnen met het in kaart brengen van je planning voor elke dag van de week. Zo heb je een plan voor de taken die je elke dag zult moeten doen, en kun je bepalen of er dagen zijn waarop je uitsluitend aan taken met de hoogste prioriteit kunt werken. Door jezelf de tijd te geven om te focussen, kun je de hele week efficiënter multitasken. 

6. Combineer taken waar mogelijk

Tegelijkertijd werken aan geheel verschillende taken is een recept voor verwarring. Zorg ervoor dat je bij het plannen van je werkweek soortgelijke taken samenvoegt, omdat het dan gemakkelijker is om tussen twee taken te schakelen en deadlines op vergelijkbare tijdstippen te halen. 

7. Werk in een constant tempo

Je kunt snel het gevoel krijgen dat je je moet haasten als je veel verschillende taken te voltooien hebt, maar het is contraproductief als je hetzelfde werk nog eens moet doen. Werk in een constant tempo, zodat je niets over het hoofd ziet en je werk naar beste vermogen kunt voltooien. 

8. Voorkom afleiding

Als je druk bezig bent op het werk en meerdere deadlines hebt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je niet wordt afgeleid. Laat tijdens drukke perioden collega's weten dat je wat tijd nodig hebt om te concentreren en niet gestoord wilt worden, tenzij het een noodsituatie betreft. 

Een koptelefoon opzetten is een uitstekende manier om de geluiden op kantoor te blokkeren en je te concentreren op de taak die je moet uitvoeren. 

9. Neem regelmatig pauze

De hele dag aan een stuk door werken is niet de manier om een hoogstaand product af te leveren. Zorg ervoor dat je een aantal korte pauzes neemt gedurende de dag. Hierna zul je merken dat je fouten signaleert die je wellicht eerder over het hoofd hebt gezien. 

10. Blijf geconcentreerd 

Dit is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Als je geconcentreerd wilt blijven, kun je je telefoon tijdelijk uitschakelen of gedurende 30 minuten je e-mails niet controleren. Daarmee blijf je gefocust en kun je de taken op je to-do-lijst sneller afvinken dan wanneer je je door de dagelijkse dingen laat afleiden. 

Als je op zoek bent naar nieuwe kansen en advies wilt van onze gespecialiseerde recruitment consultants, neem dan contact op met jouw plaatselijke Page Personnel kantoor.