Hoe je de prestaties kunt managen met een op afstand werkend team

Op afstand toezicht houden op de prestaties van individuen en teams is een van de grootste veranderingen voor veel managers tijdens de pandemie. Er is nu eenmaal geen handboek voor de ommekeer: de ene dag zit je naast je medewerkers en de volgende communiceer je alleen maar via Skype of Microsoft Teams. In de eerste weken van de lockdown waren managers vooral bezig met de directe gevolgen: regelen dat mensen op afstand konden werken, opnieuw bekijken en aanpassen van plannen en strategieën en zorgen voor medewerkers vanuit een welzijnsperspectief.

Toen de versoepelingen van de lockdown samenvielen met de traditionele beoordelingsperiode halverwege het jaar begon het aansturen van de performance weer een grotere rol te spelen. Dit is duidelijk een complexe kwestie met vele facetten en niet iets dat gewoon op dezelfde manier als voorheen kan worden benaderd. Hier is een aantal punten om rekening mee te houden bij de beoordeling van de prestaties van medewerkers in deze ongewone tijden:

Pas je beoordelingssysteem aan om te zorgen dat het eerlijk is

Als gevolg van de pandemie zijn er voor medewerkers op alle niveaus veel dingen in meerdere of mindere mate veranderd. In sommige gevallen moesten zorgvuldig opgestelde plannen snel overboord gegooid worden. Vertrouwde strategieën en tactieken waren van de ene op de andere dag achterhaald. In veel organisaties werden medewerkers op non-actief gezet of zelfs ontslagen. Dit betekent dat de achterblijvers de zaak met minder menskracht draaiende moesten zien te houden.

Het is belangrijk te bedenken dat hoewel de pandemie een externe uitdaging is, de situatie van elk individu anders is, en anders zal blijven. Voor de prestatiebeoordeling moet je eerst overwegen welke invloed omstandigheden buiten hun controle hebben gehad op de functie en verantwoordelijkheden van medewerkers en welke van de bijbehorende doelen je eerlijk kunt beoordelen. Het is mogelijk dat het weinig zin heeft om een KPI waar de lockdown een grote invloed op heeft gehad formeel te beoordelen. Als je bijvoorbeeld een verkoopteam aanstuurt heeft misschien iedereen dezelfde maandelijkse doelen, maar sommige medewerkers hebben misschien problemen met kinderopvang of ziekte in de familie. Dan kun je niet iedereen op dezelfde manier beoordelen. Bij de beoordeling moet je rekening houden met dit soort omstandigheden, anders kan dit iemand ernstig demotiveren en de prestaties de komende weken en maanden negatief beïnvloeden.

Focus op gedrag

Als het oneerlijk lijkt om op KPI's of doelen te beoordelen is het misschien zinvoller om te focussen op het gedrag van medewerkers tijdens de crisis. Hoe hebben zij hun benadering aangepast? Toonden zij goede teamwerkvaardigheden en hebben zij hun collega's ondersteund? Als je een manager beoordeelt, heeft deze zich als leider geprofileerd, doorslaggevende besluiten over veranderende plannen genomen en de zorgplicht tegenover de medewerkers waargemaakt? Vaardigheden zoals flexibiliteit, teamwerk en communicatie zijn in de wereld na de pandemie noodzakelijker dan ooit. Het is dus belangrijk dat mensen weten hoe goed ze hier in al dan niet zijn en dat ze leren van de lockdownperiode.

Het is zelfs mogelijk dat een individu zich anders gedraagt dan vroeger als gevolg van de omstandigheden. Als dit een positieve verandering is, is het belangrijk dit te onderstrepen en te erkennen. Als het gedrag minder constructief is geworden, is dit de kans om hier aandacht aan te besteden en te kijken hoe het kan worden veranderd.

Zorg dat je feedback motiverend en zinvol is

Veel mensen vinden thuiswerken een grote uitdaging die in de praktijk tegenvalt. Daarom moet je goed nadenken over hoe jouw feedback een persoon kan motiveren, in plaats van mogelijk nog verder te ontmoedigen of demotiveren. In vele gevallen moet het mogelijk zijn om iets, groot of klein, te vinden waar iemand juist heel goed in is geweest. Wat een prestatie vormt kan natuurlijk afhankelijk zijn van senioriteit of de lengte van het dienstverband. Voor een beginner op het laagste niveau kan eenvoudigweg de basis van de baan onder de knie krijgen en virtueel kennismaken met collega's gezien de hele situatie al een flinke verdienste zijn. Voor een manager kan het zijn dat de directe ondergeschikten positief zijn over de ondersteuning en het advies dat ze kregen.
Wees niet bang om ook aan te geven wat er beter kan

Zoals we al zeiden, er zijn op dit moment veel verzachtende omstandigheden. Het is echter ook belangrijk om te kijken naar zaken die niet goed zijn gegaan en daar lering uit te trekken. Streef naar evenwicht; uiteindelijk moet je beoordelen in hoeverre de individuele persoonlijke uitdagingen een hindernis vormden om een taak uit te voeren of een doel te halen. Mogelijk heeft de lockdown een grote invloed gehad op de motivatie of zelfs loopbaanambities van een medewerker. In dat geval is dit een goede gelegenheid voor een constructief gesprek over hoe beide kanten dit kunnen aanpakken. Het is belangrijk om de medewerker het initiatief te laten nemen om uit te leggen wat hij of zij gaat doen om de zaak op te lossen. Dit draagt bij aan betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Stel samen met de medewerker SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel (haalbaar), relevant, tijdgebonden) prestatiedoelen vast om verbetering te faciliteren.

Het kan moeilijk zijn dit soort gesprekken aan te gaan. Maar als slechte prestaties niet worden aangepakt, betekent dat alleen dat het probleem naar de toekomst wordt verschoven. En je medewerkers moeten juist nu topprestaties leveren, in een naar verwachting lastige markt.
Feedback over slechte prestaties kan geen verrassing zijn voor een medewerker, als je als manager regelmatig effectief hebt gecommuniceerd tijdens periodieke bijpraatgesprekken en feedbacksessies. Het prestatiebeoordelingssysteem kan de basis voor succes vormen voor het team als het probeert zijn weg te vinden in de wereld na de pandemie en het is dus essentieel om dit goed te goed.

Ga voor meer nuttige tips over het succesvol leiden van een team naar onze uitgebreide rubriek managementadvies.